Causa Raíz de Grandes Problemas en PYMEs
Amigos PYME con frecuencia me encuentro con PYMEs que cuentan con un Plan de Negocios que no actualizan desde hace años e increiblemente otras no lo tienen y no hay una idea clara de como elaborarlo. Esta situación es muy grave puesto que con los dinámicos cambios en los mercados un Plan de Negocios debe actualizarse en promedio cada seis meses y con ello redireccionar nuestras estrategias y alinear todas las áreas de la empresa con estas; cambiando o modificando lo que sea necesario. Un escenario de esta naturaleza automáticamente nos pone totalmente fuera de competencia y con un alto riesgo de tener los días contados como empresa.
Perderíamos el tiempo queriendo optimizar nuestra Cadena de Suministro basándonos en la nada.
A continuación les comparto información general de Plan de Negocios que nos ayudará a comprender la gran importancia que este documento tiene.
Definición
El plan de negocios es un documento fundamental para el empresario, tanto para una gran compañía como para una micro, pequeña o mediana empresa.
En distintas situaciones de la vida de una empresa se hace necesario mostrar en un documento único toda la información necesaria para evaluar un proyecto o negocio y los lineamientos para su puesta en marcha, con objeto de lograr su aprobación por superiores dentro de la organización, convencer a inversionistas, respaldar un pedido de crédito, presentar una oferta de compraventa, conseguir una licencia o una franquicia de una compañía local o extranjera, o interesar a un potencial socio y sirve como guía para quienes están al frente de la empresa.
El plan de negocios es algo así como el currículum vitae de un proyecto, y en muchos casos es una exigencia de banqueros, gerentes e inversionistas. La aprobación de un proyecto no depende sólo de una buena idea sino también de que se pueda demostrar su factibilidad y presentarla en forma vendedora; pero el plan de negocios es también una herramienta de trabajo, ya que durante su preparación se evalúa la factibilidad de la idea, se buscan alternativas y se proponen cursos de acción; una vez concluido, orienta la puesta en marcha del negocio.
Ninguna empresa que pretenda competir en los complejos mercados actuales puede pasar por alto la tarea de imaginar escenarios futuros; el plan de negocios muestra en un documento el o los escenarios más probables con todas sus variables, para facilitar un análisis integral y una adecuada presentación a otras partes involucradas en el proyecto (inversionistas, socios, bancos, proveedores, clientes).
Las ideas en abstracto pueden ser geniales, pero si no se tiene en claro cómo transformarlas en realidad, pueden no encontrar apoyo, tambalearse frente a los problemas o quedar olvidadas en el tiempo.
2.3.6.2 Objetivo del plan de negocios
Los objetivos que justifican la elaboración de un plan de negocios difieren según el momento de la vida de la empresa y el tipo de negocio que vaya a planificarse. En general, las razones por las que se decide realizar un plan de negocios son:
a) Tener un documento de presentación de un proyecto a potenciales inversionistas, socios o compradores. b) Asegurarse de que un negocio tenga sentido financiero y operativo, antes de su puesta en marcha. c) Buscar la forma más eficiente de llevar a cabo un proyecto. d) Crear un marco que permita identificar y evitar potenciales problemas antes de que ocurran, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos. e) Prever necesidades de recursos y su asignación en el tiempo. f) Evaluar el desempeño de un negocio en marcha. g) Valuar una empresa para su fusión o venta. h) Guiar la puesta en marcha de un emprendimiento o negocio.
En las micro, pequeñas y medianas empresas, donde la decisiones suelen estar fuertemente concentradas en pocas personas, la elaboración de un plan de negocios tiene una ventaja adicional: permite establecer una distancia entre el humor cambiante (o los caprichos) de los empresarios y las decisiones de negocios tomadas sobre la base de información y análisis.
Muchas veces se confunde la idea de un producto con un negocio, antes de lanzarse a armar un plan es necesario elaborar muy cuidadosamente la idea; en esta etapa, es bueno organizar la información disponible, detectar cuál es la información faltante y determinar cómo se conseguirá, además de pensar si se está en condiciones de realizarlo solo, o si se necesitará la participación de otras personas o equipos (responsables de áreas, abogados, contadores, etc.)
En el proceso de realización de este documento se interpreta el entorno de la actividad empresarial y se evalúan los resultados que se obtendrán al actuar de una determinada manera. Se definen las variables involucradas en el proyecto y se decide la asignación óptima de recursos para ponerlo en marcha; también debe tenerse en cuenta qué se quiere lograr con él (¿conseguir dinero?, ¿aprobación de una idea?, ¿un buen análisis para uno mismo?), considerando cuál es la información que le interesa a quien lo recibirá y de qué se le intenta convencer, pero cuidando también que la visión personal no quite objetividad en la información presentada.
2.3.6.3 Duración
Según sea la magnitud del proyecto, la realización del plan puede llevar unos días o varios meses, ya que no se trata sólo de redactar un documento sino de imaginar y poner a prueba toda una estructura lógica. (¿Se puede vender esta cantidad a este precio? ¿Con esta estructura se puede responder a esta demanda?, ¿Es esta inversión suficiente para este crecimiento proyectado?). Es importante destacar que si bien los aspectos financieros y económicos son fundamentales, un plan de negocios no debe limitarse sólo a planillas de cálculo y números, la información cuantitativa debe estar sustentada en propuestas estratégicas, comerciales, de operaciones y de recursos humanos.
El tiempo invertido puede significar costos, aunque en realidad, se trata de una inversión. Un plan de negocios bien realizado indica qué hacer y cómo hacerlo, lo que permite ahorrar tiempo y evitar contratiempos posteriores. Llega incluso a considerarse un activo en la evaluación de una empresa, ya que lo convierte en un negocio con "manual de instrucciones", como es el caso de las franquicias.
2.3.6.4 Estructuración de un plan de negocios
Para elaborar un plan de negocios se pueden utilizar diferentes formatos, ya que no existe un contenido universalmente aceptado para su elaboración.
El contenido que se muestra a continuación debe adaptarse a cada empresa, puesto que el plan de negocio difiere en una empresa que inicia, de una que ya está funcionando y quiere crecer; por supuesto, debe también adaptarse al tamaño y giro de la misma empresa.
En términos generales, un plan de negocios debe contener:
1. Introducción
2. Resumen ejecutivo
3. Antecedentes de la empresa
4. Aspectos administrativos y funciones empresariales
5. Aspectos técnicos
6. Aspectos de mercado
7. Recursos humanos
8. Aspectos financieros
9. Conclusiones
10.Cronograma de actividades
11.Anexos
1. Introducción.- Ésta debe mencionar a qué se dedica o dedicará la empresa y las características del plan de negocios, debe describir:
a) Cuál es el negocio que se desarrollará b) Quiénes realizan la presentación del plan y para qué c) Si se trata de una empresa en marcha, cuál es su misión y su trayectoria d) Cuál es la fecha de presentación y si existe un plazo para la aprobación del plan. e) Cuál es el enfoque con que se preparó el plan.
2. Resumen Ejecutivo.- Es un breve análisis de los aspectos más importantes del proyecto que permiten entender el negocio en lo general; su objetivo es captar la atención del lector y facilitar la comprensión de la información que el plan contiene, por lo que se debe prestar especial atención a su redacción y presentación. La redacción condensada del documento no es fácil pero puede ser la clave para la aceptación, es lo primero que lee el receptor del proyecto, y quizás, por falta de tiempo, lo único.
Si bien se ubica al comienzo del plan, es conveniente realizarlo al final, después de haber analizado todos los puntos. Su extensión es clave: no más de dos páginas, preferentemente sólo una. Los puntos que no deben faltar son:
Marco legal y estructura de organización Información del mercado que atenderá la empresa Resumen del plan de ventas Resumen de la situación financiera.
Comentarios sobre las finanzas para facilitar el entendimiento de los factores comerciales que afectan las cifras históricas Mostrar cómo los resultados pueden ser afectados por cambio en las variables de riesgos más importantes Una descripción del pasado y futuro proyectado en términos financieros Demostrar que el plan de negocios representa una oportunidad que no puede rechazarse
3. Antecedentes.- Incluye información sobre la antigüedad de la empresa, acta constitutiva, reformas estatutarias y apoderados legales, detalles de la historia, evolución y actividades sobresalientes, información general de los accionistas y del consejo de administración, datos relevantes sobre la administración, consejeros y asesores de la empresa, estructura del capital legal, fortalezas y debilidades en general.
Cuando una empresa va a iniciar operaciones, como antecedente debe incluirse lo siguiente: el potencial del nuevo proyecto, el resultado del estudio de factibilidad, la conveniencia de invertir en el negocio (rentabilidad), la forma de llevarlo a cabo, análisis del sector al que ingresará la empresa y el plan general de introducción de la empresa al mercado.
4. Aspectos administrativos y funciones empresariales.- Este apartado representa uno de los aspectos más importantes dentro del plan de negocios, si la estructura administrativa es efectiva, las probabilidades de éxito son mayores; comience por asignar funciones y responsabilidades sustentándolas en un organigrama donde se adopte y describa la cultura organizacional de su empresa.
En esta sección se incluye la misión y objetivos, esquema de organización y organigrama que se implantará en una empresa que inicia operaciones; en un negocio que está funcionando debe incluir información sobre los directivos, indicando quiénes son y qué han logrado a la fecha, cuáles son sus motivaciones y aspiraciones, porqué son el personal adecuado, en qué grado están comprometidos con el éxito de la empresa, (compromisos financieros y de inversiones, calidad del trabajo de grupo y capacidad para desarrollar la empresa), claridad y comprensión de la filosofía y misión corporativa, estilo gerencia y calidad directiva, éxitos y fracasos en el grupo de objetivos y metas en años anteriores, integración de los objetivos de la diferentes áreas y niveles jerárquicos.
Otros aspectos que deben considerarse en esta sección son: asesores externos, los cuales pueden ser sobre abogados laborales, mercantiles, civiles, fiscales, contador externo, asesores en informática, financieros y otros especialistas, tipo de consultorías y contratos (arrendamiento y especiales), planes y programas de trabajo anual por áreas, oportunidades de negocios nuevos y sistemas de información
Describa el equipo de trabajo que participa para la creación de la empresa y el equipo profesional necesario, incluyendo un análisis FODA para así desarrollar estrategias enfocadas a fortalecer su negocio y para combatir las debilidades y amenazas. Recuerde que lo más importante de un proyecto es la gerencia.
5. Aspectos Técnicos.- Aborda temas como: ubicación geográfica y beneficios estratégicos para la empresa, tipo y descripción de instalaciones y características de la nave, bodega, local u oficina que se necesita para empezar y/o crecer el negocio, superficie mínima necesaria, planos de distribución de las diferentes áreas, necesidades de espacios para los planes de crecimiento y expansión de la empresa, especificaciones especiales para maquinaria y equipo y su mantenimiento, compras (fuentes de suministros y principales proveedores), control de inventarios, proceso de producción, capacidad de la planta, apoyos de ingeniería, diseño y control de calidad, estructura de costos de producción y operación, flexibilidad de las operaciones, niveles de productividad por empleado, entre otros.
6. Aspectos de Mercado.- Incluye la investigación de mercado, la cual se utiliza para conocer la oferta (cuáles son las empresas o negocios similares y qué beneficios ofrecen) y para conocer la demanda (quiénes son y qué quieren los consumidores). El plan de negocios refleja algunos sucesos históricos (trayectoria de la empresa, del mercado, del consumo, etc.), pero fundamentalmente describe situaciones posibles en el futuro. En sus resultados se fundamenta gran parte de la información de un plan de negocios: cuáles son las necesidades insatisfechas del mercado, cuál es el mercado potencial, qué buscan los consumidores, qué precios están dispuestos a pagar, cuántos son los clientes que efectivamente comprarán, por qué comprarán, qué otros productos o servicios similares compran actualmente.
Otros aspectos necesarios a considerar son: productos y servicios, plan de mercadotecnia, imagen y marca, competidores principales.
Si bien, no en todos los casos es imprescindible contratar una investigación de mercado extrema, debe buscarse información sobre la demanda, sustentando la propuesta del plan de Negocios.
Fuentes como revistas y diarios especializados, cámaras empresariales, Internet, consultores o personas que ya están en el mercado pueden aportar información valiosa.
La comercialización y los canales de distribución son fundamentales para fortalecer el producto. De su eficacia y buen funcionamiento depende en gran medida su nivel de competitividad de su negocio. Es necesario describir las estrategias de promoción, comercialización y penetración del producto en el mercado deseado, la imagen de su producto, la selección de medios y sus respectivos costos. En la distribución del producto influye en gran medida la infraestructura con la que cuenta el mercado objetivo. Datos como el desarrollo de las comunicaciones, las carreteras, los canales fluviales son relevantes para facilitar su acceso.
Si el principal interés es la exportación, es indispensable hacer una investigación exhaustiva sobre el mercado internacional para incluir el mayor número de aspectos que sea posible.
Analizando la situación del bien o servicio en el mercado potencial hay que determinar un nivel de precios que sea acorde con el punto de equilibrio y sea competitivo.
7. Recursos Humanos.- Contempla todo lo relacionado al personal de confianza y sindicalizado, respetando la coherencia entre la cantidad y calidad del personal y los objetivos a lograrse, la condiciones laborales importantes del contrato individual y colectivo de trabajo, distribución de funciones y responsabilidades, monto de la nómina y prestaciones, estructura y antigüedad del personal, información sobre la plantilla de personal administrativo y operativo por área, mencionando características e ingresos, necesidades futuras de personal y disponibilidad, planes de sueldos y salarios, compensaciones, capacitación y evaluación, entre otros.
8. Aspectos Financieros.- Comprende análisis de contabilidad y finanzas: cantidad de recursos financieros que se requieren para implantar el plan de negocios, cómo, cuándo y de dónde se obtendrán, capacidad de generación, análisis del punto de equilibrio, tablas comparativas de ingresos y egresos, costos, gastos y utilidades, grado de endeudamiento, estructura de costos
generales y por líneas de productos, indicadores y razones financieras, inversiones, rentabilidad económica y financiera, cuentas por pagar, capital contable, cuentas por cobrar y demás cuentas de balance y estado de resultados.
El análisis de la situación financiera del proyecto incluye la sensibilización del mismo; es decir, simulaciones con cambios en las principales variables que pueden afectar la marcha del proyecto.
Describa y elabore tablas que sustenten su proyección de ventas y de costos, incluya una descripción del flujo de caja; esta proyección debe hacerse de manera mensual para el primer año de funcionamiento, y de manera trimestral para los siguientes cuatro años.
Es importante mencionar el método contable que se va a aplicar en la empresa teniendo en cuenta aspectos como el manejo de la tesorería, cartera (formas de pago), inventarios y la estructura del capital; resultados como el costo total, la rentabilidad y los ingresos esperados deben estar claramente identificados.
9. Conclusiones.- Es un análisis general de la situación actual (factores políticos, sociales, económicos y legales que pueden influir en la estrategia del plan de negocios: factibilidad de éxito del negocio, futuro a corto, mediano y largo plazos de la empresa y posibles riesgos.
10. Cronograma de actividades.- Es una representación de las actividades a realizar hasta la puesta en marcha del proyecto; generalmente es presentada en gráfica de Gantt e incluye el o los objetivos que se persiguen, una descripción de las estrategias y tareas, el período requerido para tal fin y los responsables de llevarlas a cabo, entre otras cosas. También es posible utilizar alguna otras herramientas como el Balance Scorecard.
11. Anexos.- Pueden ser: Estados financieros, cartas de intención de compra, contratos importantes, documentación oficial (licencias, permisos, concesiones), encuestas de mercado, informes al consejo de administración y de asesores externos, listado de clientes potenciales, pagos de impuestos, plantilla de personal y estructura de organización, presupuestos anuales, pronósticos de venta, programas de trabajo, proyecciones del flujo de dinero y proyecciones financieras.
La presentación debe describir el bien o servicio que se desea ofrecer y el mercado que desea conquistar. Se debe indicar cuál es la idea fundamental detrás de la iniciativa, y cuáles son los factores que la han motivado y por qué cree usted que va a ser exitosa.
Es importante establecer unos objetivos específicos desde el comienzo con sus respectivas estrategias para lograrlos y resaltar el valor agregado del producto, ya que en ello existe una oportunidad para incentivar la inversión en su nueva empresa.
Utilice un lenguaje práctico y sencillo, evite en lo posible los tecnicismos; el texto debe ser claro y conciso.
Nada cambiará las
estructuras de gestión, las culturas de la empresa, los comportamientos o los
procesos en sí, hasta que los ejecutivos de negocios aprendan a apreciar las
contribuciones de las cadenas de suministro como impulsores del valor del
negocio.
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Ing. Juan José Crespo
Hernández.
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