Amigos PYME un aspecto muy importante en nuestra PYME es el seguimiento a nuestro Plan Estratégico y hay algunas formas de llevar a cabo estas reuniones de gestión por lo que quiero compartir con ustedes información al respecto y por supuesto en Crespo Consultoría de Procesos podemos intervenir para apoyarlo de lleno en este tema y no solo eso sino le formulamos su Plan Estratégico en caso de no contar con el o en todo caso reorientar el que no le funcione e implementar uno efectivo y alineado con todas las áreas de su PYME.
REUNIONES DE GESTION.
El hecho de que haya creado un excelente informe de gestión
no significa que otros en su organización interpreten lo que usted escribió de
la misma manera. Por ejemplo, alguien responsable de la implementación de un
gran proyecto de TI podría estar al tanto de todas sus dificultades y las
soluciones que se utilizarán para solucionarlo antes de fin de año, mientras que
alguien que no participe en ese proyecto podría entrar en pánico por la
complejidad de frente a ellos.
Esta es la razón por la cual es tan importante reunir a su
liderazgo para discutir abiertamente los informes. Pero las reuniones
productivas de gestión no ocurren por accidente. Para que una reunión sea
efectiva, debes:
Prepárate para la reunión.
Asegúrese de que las personas correctas estén en la sala.
Gestiona una agenda apretada.
Revise el contenido de antemano.
Prepárese para las decisiones que se tomarán durante la
reunión.
Sigue después de la reunión.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber para tener
reuniones de equipo efectivas en su organización, incluso qué puede hacer
antes, durante y después para prepararse para el éxito.
Antes de las reuniones
En preparación para sus reuniones, tenga en cuenta lo
siguiente:
Debe existir una clara responsabilidad en torno a quién
presenta cada parte de la agenda.
El facilitador de la reunión es responsable de poder responder
las siguientes preguntas antes de la reunión:
¿Por qué estamos teniendo esta reunión?
¿Qué necesitamos lograr una vez que hayamos terminado?
¿Cuál es mi papel en la toma de decisiones?
¿Por qué debería invertir tiempo en esta reunión?
La información para las próximas reuniones debe enviarse con
anticipación para que los participantes en la reunión puedan prepararse.
Durante las reuniones
Hay tres tipos diferentes de reuniones de gestión:
Reuniones mensuales
Reuniones trimestrales
Reuniones anuales de actualización de estrategia
Cada una de estas reuniones se "alimenta"
mutuamente de la siguiente manera:
Reuniones de revisión mensuales
El propósito de las reuniones mensuales de revisión,
generalmente de una o dos horas, es revisar su progreso actual contra su
desempeño ideal. En general, estas reuniones son sobre partes de la estrategia
(en lugar de la estrategia completa), a veces referidas como los temas clave o
el impulso estratégico. Durante las reuniones, debe capturar un conjunto de
decisiones clave y algunos elementos de acción que también contribuirán a su
reunión de revisión trimestral.
Durante las reuniones mensuales, sugerimos dividir su tiempo
de esta manera:
Revise el estado de los elementos de acción de la reunión
anterior (15 minutos).
Revise sus objetivos y medidas (20 minutos), señalando el
estado RAG (rojo, ámbar, verde) para cada uno.
Revise el progreso de sus proyectos e iniciativas (20
minutos).
Esto debería incluir una revisión y discusión de sus
iniciativas en más detalle y una revisión tanto del presupuesto como de la
alineación.
Puede disminuir la velocidad, acelerar las cosas o agregar
recursos, según sea necesario, a proyectos que impactan su estrategia o
necesitan atención de la administración.
Discuta los asuntos clave (60 minutos).
Durante este período de tiempo, revise las métricas clave y
las áreas problemáticas y analice cómo sus iniciativas responden a cualquier
problema clave. ¿Necesita tomar decisiones estratégicas o ajustes dentro de
todo el tema? Esta es una buena oportunidad para discutirlos como un equipo.
Revise los elementos de acción y asigne responsabilidad (5
minutos).
En general, las reuniones mensuales de revisión le permiten
analizar su desempeño durante el mes para ver qué tan bien está progresando en
su plan de implementación de estrategia.
Reuniones trimestrales
El objetivo de las reuniones trimestrales de revisión de
estrategias, que pueden durar de medio día a un día completo, es revisar el
progreso en relación con su estrategia general y analizar sus elementos clave
de acción.
Las reuniones trimestrales deberían proceder de la siguiente
manera:
Revise los elementos de acción asignados en la reunión
mensual previa (45-90 minutos).
Revise los objetivos estratégicos generales generales de su
organización (45-90 minutos).
Si está utilizando un Balanced Scorecard, estos serían los
objetivos en su mapa de estrategia con medidas asociadas. Si no está utilizando
un cuadro de mando, estas suelen ser las áreas de enfoque clave en su plan
estratégico.
Discuta los problemas clave (1-2.5 horas).
Deberá comprender sus opciones, describir sus decisiones y
tomar decisiones.
Revisión de la asignación de la iniciativa (1-2 horas).
Puede haber ocurrido algo en el transcurso de un año que
afecte su presupuesto; esto podría estar relacionado con el clima, las
regulaciones gubernamentales o los mercados financieros. Incluso podría ser un
evento importante relacionado con la competencia o un evento de calendario
imprevisto.
Si tiene un superávit presupuestario mayor en un trimestre,
entonces puede tener la oportunidad de invertir más en áreas de su estrategia.
Si su superávit presupuestario es menor de lo esperado, es posible que tenga
que cambiar sus prioridades para completar solo medidas específicas.
Revise los elementos de acción (30 minutos).
Una vez más, la última parte de la reunión debe usarse para
revisar los elementos de acción que ha capturado durante la reunión y
asegurarse de que cada elemento tenga un propietario responsable.
En resumen, las revisiones trimestrales son para refinar sus
problemas estratégicos o revisar su estrategia, y para asegurarse de que
todavía esté encaminado. Este es el momento para que usted decida si también se
debe reasignar dinero o atención de la administración. Si revisa los
componentes clave de su estrategia solo una vez al año, es posible que se
enfrente a desafíos o sorpresas importantes, del tipo que no desea tener al
final del año.
Reunión anual de actualización de la estrategia
El objetivo de las reuniones de actualización de la estrategia
anual es revisar el desempeño del año hasta la fecha y ajustar su estrategia
según sea necesario. Esta reunión típicamente dura 1-2 días. Para el final de
la reunión, debe tener un mapa de estrategia o cuadro de mando actualizado.
Durante las reuniones anuales, es posible que desee dividir
su tiempo de esta manera:
Realice una actualización del mapa de estrategias para
revisar y ajustar temas, perspectivas y objetivos (de 2 a 4 horas).
Haga preguntas sobre si su estrategia actual sigue siendo
válida en el futuro.
Revise las medidas actuales y ajuste los objetivos futuros
en función de lo que haya aprendido durante el último año (de 2 a 4 horas).
Revisión de la asignación de la iniciativa (2-4 horas).
Su sección de asignación de iniciativas le permitirá:
Establezca su presupuesto estratégico para el próximo año.
Asigne su presupuesto de acuerdo con sus temas.
Revisa tus iniciativas propuestas.
Refine y racionalice sus iniciativas.
Determine los propietarios de la tarjeta de puntuación clave
para el próximo año (1 hora).
En resumen, una reunión anual de revisión de estrategia es
un foro utilizado para cuestionar su estrategia en conjunto. Debe responder las
siguientes preguntas:
¿Nuestra estrategia sigue siendo válida para el próximo año?
¿Necesitamos cambiar nuestro mapa de estrategia o algunas de
nuestras medidas?
¿Deberíamos agregar medidas más sofisticadas o actualizar
algunos de nuestros objetivos?
¿Deberíamos cambiar nuestras iniciativas o proceso
presupuestario?
Después de las reuniones
Después de sus reuniones, deberá tener en cuenta lo
siguiente:
Publique los minutos de su reunión y el plan de acción
dentro de las 24 horas para que todos entiendan sus responsabilidades.
Las actas de la reunión deben estar compuestas de notas de
reuniones de alto nivel y detalles que son importantes para los involucrados.
Este paso es importante porque las decisiones estarán
frescas en la mente de todos y porque los elementos de acción solo se pueden
completar después de que se publiquen y envíen las minutas de la reunión.
Prepárese para la próxima reunión creando una nueva agenda.
Haga que el gerente de implementación de la estrategia
controle la finalización de los elementos de acción y ofrezca asistencia cuando
sea necesario.
Tenga en cuenta…
Nada cambiará las
estructuras de gestión, las culturas de la empresa, los comportamientos o los
procesos en sí, hasta que los ejecutivos de negocios aprendan a apreciar las
contribuciones de las cadenas de suministro como impulsores del valor del
negocio.
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cursos que su PYME requiere para una mejor gestión.
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Ing. Juan José Crespo
Hernández.
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