7 cosas que debe considerar antes de escribir cualquier política de cadena de suministro
En la mayoría de los negocios, a menudo son las mismas personas las que hacen el mismo trabajo. Al comprar materiales, se utilizan las mismas rutinas en cada ocasión, incluso si cada una de estas compras puede ser única, entonces, ¿por qué necesitamos una política o procedimiento de la cadena de suministro?
Del mismo modo, los pasos para reservar materiales en el almacén son los mismos independientemente del proveedor y el número de pieza en la mayoría de los escenarios. Tal conjunto repetido de actividades se llama proceso.
El profesor Bo Bergman presenta una definición más formal: "Un proceso es una red de actividades que se repiten en el tiempo, cuyo objetivo es crear valor para el cliente externo o interno".
Cualquier política o procedimiento de la cadena de suministro implica trabajo en equipo en lugar de líneas de montaje. Las políticas de la cadena de suministro son en gran medida una cuestión de coordinación entre las personas, es decir, el acuerdo entre las personas que cooperan y el acuerdo sobre su competencia.
En la cadena de suministro, los procesos pueden ser centralizados y descentralizados . Al definir una política o procedimiento de la cadena de suministro, a menudo es una buena idea describir sus características. Una política o procedimiento de la cadena de suministro debe tener una primera actividad y una actividad final, un cliente y un proveedor; y consiste en una red de actividades, produce un resultado de valor agregado al final; y se repite una y otra vez.
Al escribir cualquier política o procedimiento de la cadena de suministro, debe considerar estos títulos adecuados para su negocio.
Encabezado propuesto en cualquier procedimiento de cadena de suministro:
1. PROPÓSITO
Este encabezado debe definir el motivo principal o por qué está escribiendo esta política o procedimiento de la cadena de suministro. Por ejemplo, si está escribiendo una política o procedimiento de la cadena de suministro para el análisis ABC, entonces podría querer decir " El propósito de esta política de la cadena de suministro es establecer las reglas para asignar códigos de segmentación de mercado (códigos ABC) a todas las partes / SKU en el negocio. ABC está impulsado por un proceso de consenso que equilibra las necesidades del mercado (decididas por patrones históricos y planes futuros), acuerdos con clientes y características de la cadena de suministro ”
2. ALCANCE
El alcance define lo que se incluye y excluye del parámetro de política o procedimiento de la cadena de suministro. Por ejemplo, en el ejemplo de la política de segmentación ABC, el alcance se puede definir como “ Esta política no cubre detalles de obsolescencia o reactivación, reabastecimiento y administración de inventario, aunque estos están estrechamente vinculados con los códigos ABC. Estos detalles serán cubiertos en políticas separadas e instrucciones de trabajo ”.
3. RESPONSABILIDAD
En cualquier gestión de procesos hay tres roles importantes1, a saber:
• Propietario del proceso : responsable de la dirección estratégica del proceso.
• Administrador de procesos : quién es responsable de cómo se controla operativamente el proceso, es decir, el proceso cumple con los objetivos establecidos.
• Competencia del proveedor : quién es responsable de proporcionar la competencia adecuada necesaria en el proceso.
El concepto de rol y responsabilidad es muy importante para la ejecución exitosa de cualquier política o procedimiento de la cadena de suministro. Siguiendo el ejemplo de redacción de la Política de Análisis ABC, las personas y funciones que podrían estar involucradas son:
• Marketing / Gestión de productos (tiempo de promesa objetivo, gestión del ciclo de vida del producto, frecuencia de regeneración, determinación de ABCQ de piezas nuevas, comunicación con el cliente)
• Supply Chain Manager (mantenimiento de códigos ERP, plazos de entrega ERP, política o procedimiento de reposición)
• Gerente de servicio al cliente (compromisos importantes del cliente, período de tiempo firme, comunicación comercial con el cliente)
• Gerente de fabricación (disponibilidad de capacidad)
• Administrador de precios (el precio cambia con ABCQ)
• Gerente de planta / Jefe de operaciones (cronograma de informes e implementación)
4.ROLES, ENTRADA Y SALIDA (SIPOC)
En esta sección puede aconsejar quiénes son los roles clave y cuál sería su aporte para transmitir al cliente los pasos de ese proceso. Llevando el ejemplo del Análisis ABC, podría mostrarse como:
• Proveedor: equipo de cadena de suministro
• Entrada: historial de facturas, pedidos abiertos, principales clientes, demanda histórica de todas las partes, último análisis ABC
• Proceso - Generación y análisis ABC inicial
• Salida: piezas clasificadas A, B, C, clara segmentación del tiempo de entrega
• Comercialización de clientes o gestión de productos.
4. POLÍTICA O PROCEDIMIENTO: PASOS DEL PROCESO Y EXPECTATIVAS
En esta sección, debe ilustrar cada uno de los pasos del proceso uno por uno. Esta es la parte más importante del proceso de la cadena de suministro en foco. En esta sección, comprenda los requisitos del cliente, cómo el proceso de la cadena de suministro agrega valor y, por último, dónde está el potencial de mejora.
DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS
La mayoría de las empresas tienen muchos acrónimos y muchas definiciones diferentes, ¡y esperamos que todos en la empresa las conozcan! O tal vez los inventamos solo para confundir a los novatos. De cualquier manera, ¡enumere a todos aquí! Entonces, cuando avanzas con una promoción bien ganada, el nuevo chico debe conocer todas las siglas relacionadas con estas políticas.
CERRAR SESIÓN
Este es un paso simple pero importante. Esta sección al final debe explicar quién es el 'Patrocinador' de esta política o procedimiento de la cadena de suministro. ¡Quién ha 'Recomendado' esta política o procedimiento y, por último, quién 'Aprobó' esta política o procedimiento!
1. PATROCINADO POR:
2. RECOMENDADO POR:
3. APROBADO POR:
En resumen:
Al escribir cualquier política o procedimiento y procedimiento de la cadena de suministro, debe pensar en:
• Organícese para mejorar : quiénes son los propietarios y el equipo de mejora de procesos.
• Comprenda el proceso : defina la entrada y salida, las interfaces, los clientes y los proveedores. Mapee el proceso, es decir, incluya el flujo de trabajo en la política o procedimiento de la cadena de suministro que está escribiendo.
• Observe el proceso : establezca puntos de control e implemente mediciones periódicas.
• Mejore el proceso continuamente : use y analice los comentarios de la medición para mejorar el proceso.
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Ing. Juan José Crespo Hernández.
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