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¿COMO ES LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO EN SU PYME?


Amigos PYME la gestión adecuada de aprovisionamiento nos permite recibir en tiempo y forma todo aquello que requerimos de nuestros proveedores; con ello generamos la disponibilidad total de insumos. materiales, materia prima, empaques consumibles, etc..
Esto es lo ideal ya que los usuarios de todo lo que se compra, tendrán lo que requieren siempre a tiempo. Hoy comparto con ustedes una idea general pero muy comprensible de Gestión de Aprovisionamiento. Gran parte del éxito de la gestión y por consiguiente de la cadena de suministro es considerar a sus proveedores bien evaluados por usted, como una extensión u otro departamento de su PYME.
Crespo Consultoría de Procesos le ayuda a implementar en su PYME este y cualquier otro tema de su Cadena de Suministro.

APROVISIONAMIENTO

Las decisiones relacionadas con la gestión de aprovisionamiento tienen un alto carácter estratégico desde el punto de vista de que son capaces de cambiar puntos clave para la empresa como los costos, la flexibilidad de la producción o la calidad y que influye en todo el proceso aguas debajo de la Cadena de Suministro. Todas las operaciones de la gestión de aprovisionamiento están dirigidas a abastecerse y gestionar los materiales necesarios para llevar a cabo la labor de la empresa. Todas estas operaciones, entre las que se pueden destacar algunas como las compras, el cálculo de las necesidades, la revisión de los envíos de los proveedores, el mantenimiento con éstos de unas relaciones buenas y eficientes, el análisis de los mercados para hacer una adecuada previsión de ventas, tienen en común dos puntos muy relacionados con el tiempo: las previsiones y los plazos. De una buena gestión del aprovisionamiento, y bajo las estrategias fundamentales de reducción de costes y aumento de la eficiencia, se pretende satisfacer objetivos como encontrar proveedores más competitivos, un producto o materias primas de calidad, un buen nivel de inventarios (intentar mantenerlos al mínimo nivel que la empresa pueda tener), o conseguir que los suministros lleguen a tiempo.

Hay una consecuencia fundamental a tener en cuenta que viene de una buena gestión del aprovisionamiento, es la mejora en la capacidad de reacción frente a los imprevistos del mercado, y consecuente satisfacción del cliente, debido a mejoras en el seguimiento de las entregas de productos, cumplimiento de los plazos de producción y una disponibilidad de los productos en inventario.  Hay una serie de acciones a llevar a cabo dentro de la gestión de aprovisionamiento, que pueden mejorarla, entre otras:

Entregas: Definición de requisitos de entrega a clientes. Es importante que se preestablezcan los criterios a seguir al realizar las entregas de producto del proveedor al cliente. Establecer todos los requisitos necesarios: momento y lugar del suministro, especificaciones necesarias de producto, cantidades, calidades etc.

Relación JIT con proveedores: El sistema de Just in Time (JIT) es una filosofía dirigida a la producción de manera que se actúe para optimizarla. Los materiales que abastecen las líneas de producción tienen que hacerlo “justo a tiempo”, es decir, cuando son necesarios. Es una filosofía de producción enfocada a la demanda, y la ventaja competitiva que se obtiene con ella viene de la habilidad que adquiere la organización para llegar al mercado, y por tanto, al cliente, en un tiempo menor y con las cantidades deseadas. El sistema JIT se basa en cuatro objetivos fundamentales:

·         Evidenciar los problemas fundamentales, dónde y cómo surgen.

• Eliminar los despilfarros, de manera que no se usen recursos, mano de obra o tiempos o espacio o equipos entre otros, por encima de lo necesario.

• Buscar la simplicidad, para lograr una gestión más eficiente.

• Crear sistema que identifique los problemas que surgen.

Aplicando la filosofía JIT a la relación de la organización con los proveedores, el resultado obtenido, entre otros, es un suministro a tiempo y con un menor coste, un aumento de la calidad y un incremento de la seguridad derivado del cumplimiento de los tiempos de entrega. 

Trabajando dentro del marco de esta filosofía JIT, es importante determinar el grado de integración de los proveedores con la empresa, así como la complejidad en el intercambio de información entre proveedores y empresa, desde el avance de calendarios de producción a la coordinación justo a tiempo de los pedidos. Establecer unas pautas de colaboración con los proveedores, de manera que se establezcan por ambas partes las condiciones exigidas de calidad, costos o tiempos de entrega entre otros, puede ser una importante fuente de ventaja competitiva.

Diversas modalidades de colaboración con proveedores: Las interrelaciones con los proveedores pueden ser muy variadas y es útil para la empresa determinar el grado de complejidad y colaboración de la relación con el proveedor en todos los aspectos, desde el intercambio de información hasta la especificación de embalajes en común. Se puede colaborar con los proveedores de formas muy diversas, haciendo que las relaciones sean mejores y más flexibles y que los flujos de productos e información funcionen de una manera más eficiente. Entre otras, las diferentes formas de colaboración pueden ser:

• Que el proveedor gestione los stocks de la empresa, o parte de ellos.

• Que se realice junto al proveedor un plan conjunto de demanda, producción y aprovisionamiento.

• Que haya un intercambio de información sobre stocks, confirmación de pedidos y recursos disponibles.

• Intercambio de información sobre los pedidos con antelación, sobre cantidad, fecha de entrega, preferencias, etc.

• Acuerdos sobre requerimientos de entrega acerca de embalajes, identificación, horarios de entrega y otras especificaciones necesarias.

• Establecimiento de un sistema conjunto de trazabilidad, vía Internet o teléfono, ajustándose a los medios existentes.

Hay una serie de indicadores, o KPI, que como se ha explicado previamente, sirven para hacer un diagnóstico de las actividades de la empresa, y de esta forma analizar los objetivos previamente fijados. Los KPI tienen una utilidad adicional, si están definidos de igual manera que en otras organizaciones, sirven para hacer comparaciones con otras empresas.

En este caso concreto, los indicadores pueden ayudar a la empresa a analizar cómo están llevando a cabo las tareas relacionadas con el aprovisionamiento. Éstos, son sólo ejemplos de indicadores que se pueden emplear para tener una referencia de qué cifras maneja la empresa que pueden ofrecer un apoyo para controlar si las cosas se están haciendo bien o hay que mejorarlas, aunque hay muchos otros indicadores que se pueden emplear, cada organización tiene que utilizar aquellos que les resulten más significativos o más sencillos de interpretar. La empresa puede tomar medidas como las siguientes:

• Costo medio de orden de compra = Costo total de aprovisionamiento / Nº de órdenes de compra

• Costo  medio de materias primas sobre el total de ventas = Gasto total en materias primas / Ventas totales

• Plazo medio de aprovisionamiento = Media de la diferencia entre la fecha de recepción y la de emisión del pedido al proveedor

• Nº medio de pedidos por proveedor = Nº pedidos realizados totales / Nº proveedores habituales

• Rotación de stock de materias primas = Coste de productos vendidos / Stock medio de materias primas

• Proporción de pedidos recibidos en plazo = Nº de pedidos recibidos en el plazo previsto x 100 / Nº de pedidos totales

• Proporción de pedidos recibidos correctos = Nº de pedidos recibidos correctamente x 100 / Nº total de pedidos recibidos

• Proporción de errores en facturas = Nº de facturas con errores x 100 / Nº total de facturas emitidas

• Plazo medio de pago = Suma del nº de días pasados desde que se emiten las facturas hasta el pago / Nº total de facturas.

Nada cambiará las estructuras de gestión, las culturas de la empresa, los comportamientos o los procesos en sí, hasta que los ejecutivos de negocios aprendan a apreciar las contribuciones de las cadenas de suministro como impulsores del valor del negocio.

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Ing. Juan José Crespo Hernández.

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