Desbloqueo de cuellos de botella

Arreglando procesos desequilibrados

Imagina que usted es un diseñador gráfico para una empresa de marketing. Acaba de completar los diseños para una importante campaña publicitaria y está entusiasmado de lanzarlos al mundo.
Necesita que el equipo de desarrollo convierta sus diseños en correos electrónicos de campañas, páginas de destino y otras garantías de marketing, pero está saturado con una acumulación de otras tareas.
Su proyecto se detiene y la campaña se atrasa. ¡Ha encontrado un cuello de botella!

¡Haz que tus cuellos de botella fluyan libremente!

En este artículo, observamos cómo identificar cuellos de botella comunes y exploramos estrategias para prevenirlos y superarlos.

¿Qué es un cuello de botella?

Los cuellos de botella son contratiempos u obstáculos que retrasan o demoran un proceso. De la misma manera que el cuello de una botella física limitará la rapidez con que el agua puede atravesarla, los cuellos de botella del proceso pueden restringir el flujo de información, materiales, productos y horas de los empleados.
Los cuellos de botella se asocian comúnmente con la fabricación y la logística. Pero pueden ocurrir en cualquier proceso donde las redes de personas y tareas dependen unas de otras para mantener el flujo de trabajo.

Hay dos tipos principales de cuellos de botella:

1. Cuellos de botella a corto plazo. Estos son causados por problemas temporales. Por ejemplo, un miembro clave del equipo se enferma o se va de vacaciones. Nadie más está calificado para ejecutar sus proyectos, lo que provoca un retraso en el trabajo hasta que regresa.

2. Cuellos de botella a largo plazo. Estos son los bloqueos que ocurren regularmente. Por ejemplo, el proceso de informes de fin de mes de una empresa se retrasa cada mes, porque una persona específica tiene que completar una serie de tareas que requieren previamente mucho tiempo.

Ambos tipos de cuellos de botella pueden conducir a la pérdida de ingresos, clientes insatisfechos, productos o servicios de baja calidad y estrés para los miembros del equipo, por lo que identificarlos y solucionarlos es vital.

Cómo identificar cuellos de botella

Identificar cuellos de botella en la fabricación suele ser bastante fácil. Por ejemplo, puede ver claramente cuándo se acumulan los productos en una línea de montaje. En los procesos comerciales, sin embargo, pueden ser más difíciles de detectar.

Las señales de que puede tener un cuello de botella incluyen:

• Largos tiempos de espera. Por ejemplo, su trabajo se retrasa porque está esperando un producto, un informe o más información. O bien, los materiales pasan tiempo esperando entre los pasos de un negocio o proceso de fabricación.

• Trabajo atrasado. Hay demasiado trabajo acumulado en un extremo de un proceso, y no lo suficiente en el otro extremo.

• Altos niveles de estrés. No poder continuar con su parte de un proceso, o saber que puede estar retrasando a otros, puede ser frustrante y causar ansiedad.

Sin embargo, saber que tienes un cuello de botella no necesariamente significa que sabrás dónde está. Es posible que no se dé cuenta de lo que sucede en cada etapa de un proceso, ¡o usted podría ser el cuello de botella!
Entonces, comience buscando rutinas y situaciones que regularmente le causen estrés a usted o a sus compañeros de trabajo. Estas pueden indicar un cuello de botella.

Dos herramientas son particularmente útiles para identificar cuellos de botella:

1. Diagramas de flujo
Presente cada paso dentro de un proceso en un diagrama fácil de seguir. Mapear un proceso con este hace que sea mucho más fácil localizar dónde las cosas se complican y se está formando un cuello de botella.
Para el ejemplo de diseño gráfico que mencionamos anteriormente, los pasos que incluiría en un diagrama de flujo podrían ser:

• Paso 1: el equipo de diseño recibe un resumen del anuncio del departamento de marketing.

• Paso 2: el equipo de diseño desarrolla material publicitario.

• Paso 3: el equipo de diseño entrega el material al equipo de desarrollo.

• Paso 4: el equipo de desarrollo codifica para preparar el anuncio para su publicación en línea.

• Paso 5: el equipo de desarrollo entrega la versión final del anuncio al equipo de marketing.

• Paso 6: el equipo de marketing publica el anuncio.

En este escenario simplificado, el retraso se produjo en el Paso 4, porque el equipo de desarrollo no tenía la capacidad de completar sus tareas.

2. La técnica de los 5 porqués
La técnica es una herramienta de resolución de problemas más profunda. Empieza describiendo el problema que deseas abordar. Luego, trabajando hacia atrás, te preguntas por qué está ocurriendo este problema. Sigue preguntando "¿Por qué?" en cada paso, hasta llegar a la causa raíz.

Consideremos nuestro ejemplo de diseño nuevamente.

Problema: la campaña de marketing se retrasó.

¿Por qué? El equipo de desarrollo no completó la codificación a tiempo.
¿Por qué? Los desarrolladores ya tenían una carga de trabajo completa.

¿Por qué? Hubo un aumento en el número de proyectos con los que tuvieron que lidiar.

¿Por qué? Es una ocurrencia común en esta época del año.

¿Por qué? No hay planificación ni priorización para las variaciones estacionales.

La respuesta final identifica la causa raíz y proporciona un punto de partida para resolver el problema: en este caso, se necesita una mejor planificación estacional.

Cómo desbloquear cuellos de botella

Hay dos opciones básicas para desbloquear cuellos de botella:

1. Aumentar la eficiencia del paso del cuello de botella
La forma de aumentar la eficiencia en su situación particular dependerá de la naturaleza del proceso y de los recursos disponibles, pero aquí hay algunas ideas:
En primer lugar, asegúrese de que todo lo que alimente al cuello de botella esté libre de defectos. Esto evita perder tiempo en el material que se desechará o en tener que repetir el paso.
Asigne a los miembros de su equipo más hábiles al cuello de botella. Probablemente también serán los más productivos.
O encuentre formas de agregar capacidad en el cuello de botella. Como dice el refrán, ¡muchas manos hacen que la luz funcione! (Contratar desarrolladores adicionales para la temporada podría ser la mejor opción en nuestro escenario, si los presupuestos lo permiten).
Finalmente, automatice el paso, donde sea posible, para aumentar la velocidad del trabajo.

2. Disminuya la entrada en el paso del cuello de botella
La disminución de la entrada es una respuesta apropiada si una parte de un proceso tiene el potencial de producir más salida de la que finalmente necesita.
En nuestro ejemplo, los diseñadores podrían estar creando más anuncios de los que realmente necesitan, pero los pasan al equipo de desarrollo, por si acaso. Claramente, esto supondría una presión innecesaria para los desarrolladores.
Una forma alternativa de disminuir la entrada puede ser reasignar tareas a donde hay más capacidad.
Por ejemplo, los diseñadores o el equipo de marketing podrían realizar una capacitación cruzada para completar parte del trabajo que los desarrolladores normalmente harían. Esto disminuiría la entrada en el flujo de trabajo de los desarrolladores y evitaría el cuello de botella en esta etapa.

Cuando realiza su investigación sobre por qué se está produciendo un cuello de botella, ¡puede ser una sorpresa desagradable descubrir que usted es la causa!

Para evitar esa probabilidad, observe la forma en que trabaja y asegúrese de evitar la microgestión , delegando efectivamente y demostrando responsabilidad personal .

Puntos clave

Los cuellos de botella pueden causar problemas importantes para las personas y las organizaciones, por lo que identificarlos y solucionarlos es fundamental.
Los signos típicos incluyen trabajo atrasado, largos tiempos de espera y estrés relacionado con una tarea o proceso.
Para identificar la causa, use un diagrama de flujo o la técnica 5 Por qué.  Luego, desbloquee sus cuellos de botella aumentando la eficiencia o disminuyendo la entrada.

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Ing. Juan José Crespo Hernández.

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